Wat is een verzuimprotocol en hoe stel je het op?

Een werknemer wordt ziek, wat moet je doen? En wat moet de werknemer doen?

Bij verzuim zijn jij en je werknemer verplicht een aantal stappen te nemen. Anders kun je in de problemen komen, als je werknemer bijvoorbeeld langdurig ziek wordt. Denk aan een boete van de inspectie, onduidelijkheid over de re-integratiedatum of onnodig lange doorbetaling van het salaris.

Een verzuimprotocol biedt het personeel duidelijkheid over wat ze moeten doen als ze ziek zijn. Klinkt formeel misschien, maar het is juist een praktisch stappenplan met duidelijke afspraken. En het opstellen van een verzuimprotocol kun je vrij eenvoudig zelf doen.

Belangrijke links

Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een document waarin je beschrijft wie, wat, wanneer moet doen als een werknemer ziek wordt. Hoe dat document eruitziet, bepaal je grotendeels zelf. Dit is afhankelijk van jouw eigen wensen en wat past bij jullie bedrijfscultuur. Wel bevat een verzuimprotocol een aantal verplichte onderdelen (zie hieronder).

Dit verzuimprotocol deel je met alle medewerkers in de organisatie. Zo weet iedereen wat de afspraken zijn, zie je geen belangrijke taken over het hoofd en weet je zeker dat op het juiste moment de juiste acties worden ondernomen. In het verzuimprotocol is alles gericht op spoedig herstel, zodat de medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Want dat is natuurlijk in ieders belang.

Is een verzuimprotocol verplicht?

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor wat je moet doen als een medewerker ziek wordt. Doel is door snel en effectief ingrijpen het ziekteverzuim terug te dringen. Jij, je werknemer en de arbodienst hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de re-integratie bij ziekte.

Je hebt een verzuimprotocol nodig om te kunnen voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Veel afspraken, die je vastlegt in je verzuimprotocol, baseer je dan ook op verplichte onderdelen uit die wet.

De onderdelen van een verzuimprotocol

Een verzuimprotocol beschrijft de opeenvolgende stappen die jij, de zieke werknemer en de arbodienst zetten. Naarmate het verzuim langer duurt krijg je te maken met meer (door de Wet verbetering poortwachter) verplichte onderwerpen. In het verzuimprotocol zit dus een chronologische volgorde, vanaf dag één van de ziekmelding tot en met twee jaar ziekte van de werknemer.

Dit zijn de onderdelen die in een verzuimprotocol aan bod komen:

1. Ziekmelding en bereikbaarheid

Beschrijf op welke manier de werknemer zich ziek moet melden: bij wie, wanneer en hoe? Bijvoorbeeld: Als je ziek wordt, meld je dit op de eerste ziektedag vóór 8.30 uur telefonisch bij jouw directe leidinggevende.

Neem op dat je de volgende informatie mag opvragen:

Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke werknemer te bereiken is.
Afspraak over tijdstip(pen) waarop de werknemer bereikbaar moet zijn voor contact met jou, de arbodienst of de bedrijfsarts;
De vermoedelijke duur van het verzuim.
Of jij de werknemer kunt helpen bij het herstel
Welke lopende afspraken en werkzaamheden kunnen worden overgedragen.
Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt. Let op: hij hoeft niet te melden om welke categorie het gaat.
Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.

Laat weten dat je ziektegevallen zo spoedig mogelijk na de eerste ziektedag meldt bij de arbodienst of bedrijfsarts. Meld dat je volgens de Wet verbetering poortwachter elke zes weken de voortgang met elkaar gaat bespreken. Vertel hoe (mondeling of schriftelijk) dit contact zal verlopen, hoe vaak en wat je zult bespreken, denk aan mogelijkheden voor werkhervatting en hulp bij herstel.

Let op: je mag wel vragen ‘hoe gaat het?’, maar niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.

2. Rol arbodienst/ bedrijfsarts

Na hoeveel dagen kan de werknemer een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat voor een soort vragen zal de bedrijfsarts stellen? Licht toe dat de bedrijfsarts mag vragen naar (meer) medische informatie en de reden van verzuim. En als de bedrijfsarts een medisch onderzoek nodig vindt om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is de werknemer verplicht hieraan mee te werken.

Benadruk dat deze informatie alleen bestemd is voor de arbodienst (medisch geheim). Wijs de werknemer op het spreekuur van de arbodienst en verwijs naar informatie van de arbodienst over wat de medewerker kan verwachten (rechten en plichten).

3. Probleemanalyse en advies

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat de arbodienst binnen zes weken na ziekmelding een probleemanalyse opstelt en met een voorstel komt voor een werkhervattingstraject. De bedrijfsarts baseert zijn advies op de (on)mogelijkheden voor werkhervatting zoals hij die inschat. Dit advies is belangrijk voor jou en je werknemer.

4. Plan van aanpak

Binnen twee weken na het advies van de arbodienst moeten, volgens de Wet verbetering poortwachter, jij en je werknemer samen een Plan van aanpak maken. Welke stappen gaan jij en je werknemer zetten om hem of haar zo spoedig mogelijk weer aan het werk te krijgen? Zet dit plan op papier en stuur het ook naar de arbodienst.

Dit plan van aanpak moet je elke 6 – 8 weken opnieuw bespreken en indien nodig bijstellen.

5. Ziektemelding UWV

Je bent wettelijk verplicht in de 42e week na de eerste ziektedag van je werknemer, melding te doen bij het UWV. Meld dit ook in het verzuimprotocol.

6. Re-integratie dossier

Neem een eerstejaarsevaluatie op in je verzuimprotocol, voor als je werknemer langer dan een jaar ziek is. Je bent verplicht te evalueren tussen de 46e en 52e week van de ziekte van je werknemer. Wat bespreek je tijdens deze evaluatie en wat leg je hierbij vast?

Dit is belangrijk, want volgens de Wet verbetering poortwachter moet je bij (dreigend) langdurig verzuim alle inspanningen vastleggen die zijn gedaan voor een succesvolle terugkeer van je werknemer. Dit is het zogenoemde re-integratiedossier. Denk aan het verloop van de ziekte, de stappen die jij en je werknemer hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken, gespreksverslagen en bijstellingen van het plan van aanpak.

7. WIA-aanvraag

Beschrijf op welk moment je een WIA-aanvraag doet, als duidelijk is dat terugkeer naar eigen werk niet binnen twee jaar mogelijk is. Laat weten dat de werknemer in de 87e week van zijn ziekte een WIA-formulier van UWV krijgt.

Let op: Op basis van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering (na 2 jaar ziekte).

Oordeelt het UWV dat de werknemer te weinig heeft gedaan aan zijn re-integratie? Dan kan de WIA-uitkering worden geweigerd
Oordeelt het UWV dat jij als werkgever te weinig hebt gedaan aan de re-integratie van je werknemer? Dan kan een loonsanctie volgen. Bijvoorbeeld een extra jaar loon doorbetalen aan de werknemer.

Wat als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt?

In het verzuimprotocol is onder Sancties opgenomen, dat de werkgever het recht heeft om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten, als de werknemer zich niet houdt aan de afspraken of niet meewerkt.

Neem bij problemen tijdig contact met de sociaal-juridische afdeling van Koninklijke Metaalunie op. Zij kunnen u ondersteunen om de juiste stappen te zetten. Zij zijn bereikbaar via 030 – 605 33 44 en via sj@metaalunie.nl.

Verzuimprotocol